Datenschutz für Bewerberinnen und Bewerber

Dieser Datenschutzhinweis informiert Bewerberinnen und Bewerber (nachfolgend „Sie“), die sich auf Stellen in der Schweiz bewerben und uns ihre Bewerbungsunterlagen (insbesondere Lebensläufe) übermitteln, über die Bearbeitung ihrer Personendaten durch unseren Personalberatungsdienst. Wir legen grossen Wert auf den Schutz Ihrer persönlichen Daten und behandeln diese in Übereinstimmung mit den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, revDSG) sowie der dazugehörigen Verordnung (VDSG). Nachfolgend finden Sie klare Informationen zur verantwortlichen Stelle, Zweck und Umfang der Datenbearbeitung, Aufbewahrungsfristen, Einwilligung zur weiteren Nutzung sowie Ihre Rechte als betroffene Person.

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung ist:

Beispiel: NetExecutive GmbH, Feldeggstrasse 55, CH-8008 Zürich.

Falls Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Rechte geltend machen möchten, können Sie uns jederzeit unter folgender Kontaktadresse erreichen: roger.baur@netexecutive.ch

Unsere Kontaktdaten gelten sowohl für Bewerbende mit Wohnsitz in der Schweiz als auch im Ausland, die sich auf Positionen in der Schweiz bewerben.

2. Anwendbares Datenschutzrecht

Wir bearbeiten Ihre Personendaten im Einklang mit dem schweizerischen Datenschutzrecht. Rechtsgrundlagen bilden insbesondere das Bundesgesetz über den Datenschutz vom 25. September 2020 (DSG) – in der revidierten Fassung, in Kraft seit 1. September 2023 – sowie die dazu ergangene Datenschutzverordnung (VDSG). Diese Bestimmungen regeln, unter welchen Voraussetzungen Personendaten bearbeitet werden dürfen. Soweit erforderlich und anwendbar, stützen wir die Bearbeitung Ihrer Bewerbungsdaten auf Ihre Einwilligung, auf vorvertragliche Massnahmen (im Rahmen des Bewerbungsprozesses) oder auf ein überwiegendes berechtigtes Interesse unsererseits, eine geeignete Kandidatin oder einen geeigneten Kandidaten für offene Stellen zu finden.

Hinweis für internationale Bewerbende: Auch wenn Sie sich von ausserhalb der Schweiz bewerben, gelten primär die genannten schweizerischen Datenschutzvorschriften für die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns. Gegebenenfalls stellen wir sicher, dass etwaige gesetzlich erforderliche Schutzmechanismen bei grenzüberschreitender Datenübermittlung eingehalten werden.

3. Zweck der Datenbearbeitung

Zweck der Datenbearbeitung ist die Entgegennahme, Prüfung und Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen zum Zweck der Stellenvermittlung in der Schweiz. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten – etwa Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse und weitere Bewerbungsdokumente – um:

• Ihre Eignung für die von Ihnen angestrebte Stelle (oder ggf. ähnliche Positionen) zu prüfen und den Bewerbungsprozess durchzuführen.

• Mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Gespräche oder Interviews zu vereinbaren.

• Ihr Bewerbungsdossier an geeignete potenzielle Arbeitgeber (unsere Kundenunternehmen) weiterzuleiten, soweit dies für eine Stellenbesetzung erforderlich ist. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt ausschliesslich an solche Kundenunternehmen und nur in dem Umfang, der für die Vermittlung einer Stelle notwendig ist. Dabei achten wir auf Vertraulichkeit und nutzen Ihre Daten nicht für andere, von diesem Zweck abweichende Zwecke.

Die Bearbeitung Ihrer Daten erfolgt somit nur insoweit, als sie sachlich erforderlich ist, um den Bewerbungsprozess zu ermöglichen und Ihnen passende Karrierechancen aufzuzeigen.

4. Aufbewahrung Ihrer Bewerbungsdaten und Einwilligung zur längeren Speicherung

Ihre Bewerbungsdaten werden von uns nur so lange aufbewahrt, wie es für den Zweck der Stellenvermittlung notwendig ist. Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung können Ihre Daten – soweit für den Vertragsabschluss oder die Anstellung erforderlich – bis zum Abschluss des Vermittlungsprozesses weiterbearbeitet werden.

Ohne Ihre weitergehende Einwilligung bewahren wir Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für maximal 6 Monate auf. Diese sechsmonatige Aufbewahrungsfrist dient dazu, allfällige Rückfragen zum Bewerbungsprozess zu beantworten und unseren Nachweispflichten nachzukommen.

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung sind wir berechtigt, Ihr Bewerbungsdossier über die initialen 6 Monate hinaus aufzubewahren. Das bedeutet, dass wir – sofern Sie darin eingewilligt haben – Ihre Unterlagen in unseren Bewerber-Pool aufnehmen dürfen, um Sie bei zukünftigen Stellenangeboten berücksichtigen zu können (siehe Ziffer 5 unten). Eine solche Einwilligung ist freiwillig und kann z.B. während des Bewerbungsprozesses (etwa durch Ankreuzen einer entsprechenden Option im Bewerbungsformular) eingeholt werden. Sie können eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Ziffer 7 unten zu Ihren Rechten).

5. Nutzung der Daten für zukünftige Stellen (Folgebewerbungen)

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben, nutzen wir Ihre Bewerbungsdaten gerne, um Sie für zukünftige Vakanzen in Betracht zu ziehen. Das heisst, wir dürfen Ihr Profil und Ihre Unterlagen in unserem Kandidatenpool speichern und bei neuen, passenden Mandaten unserer Kundschaft (Folgebewerbungen) prüfen. Dies ermöglicht es uns, Ihnen gegebenenfalls proaktiv interessante Stellenangebote zu unterbreiten, die Ihren Qualifikationen und Karrierezielen entsprechen.

Wichtig: Ohne eine solche Einwilligung erfolgt keine weitere Verwendung Ihrer Daten für später ausgeschriebene Positionen. Ihre Bewerbung wird dann ausschliesslich auf die ursprünglich angestrebte Stelle bezogen bearbeitet und nach Abschluss des Verfahrens gemäss den festgelegten Fristen gelöscht (siehe Ziffer 6). Auch wenn Sie zunächst eingewilligt haben, bleibt es Ihnen unbenommen, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Im Falle eines Widerrufs werden wir Ihre Daten nicht weiter für künftige Stellen nutzen und sie – vorbehaltlich anderer berechtigter Aufbewahrungsgründe – umgehend löschen bzw. nach Ablauf der zunächst vorgesehenen Frist (maximal 6 Monate ab Widerruf oder Ende des Bewerbungsverfahrens) entfernen.

6. Aufbewahrungsdauer und Löschung

Wir verfolgen das Prinzip der Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten von Bewerbenden werden nicht dauerhaft aufbewahrt, sondern nur solange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist. Konkret gilt:

• Standard-Aufbewahrungsfrist: Ohne weitere Zustimmung von Ihnen löschen wir Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (d.h. ab dem Zeitpunkt, an dem Ihnen eine Zu- oder Absage mitgeteilt wurde). Die Aufbewahrung für diese begrenzte Zeit erfolgt auf Basis unserer berechtigten Interessen, etwa um bei späteren Rückfragen zum Auswahlprozess Auskunft geben zu können oder um im Fall von allfälligen rechtlichen Ansprüchen (z.B. Diskriminierungsbeschwerden) eine Dokumentation zu haben.

• Verlängerte Aufbewahrung bei Einwilligung: Haben Sie uns die Einwilligung erteilt, Ihre Daten in unseren Kandidatenpool aufzunehmen (siehe Ziffer 4 und 5), bewahren wir Ihre Bewerbungsdaten bis zu maximal 12 Monate nach Abschluss des ursprünglichen Bewerbungsverfahrens auf. Spätestens mit Ablauf von 12 Monaten werden wir Ihre Daten automatisiert aus unseren Systemen endgültig löschen, sofern es nicht in der Zwischenzeit zu einer Vermittlung gekommen ist oder Sie Ihre Einwilligung schon vorher widerrufen haben. Vor Ablauf der 12 Monate können wir Sie zudem kontaktieren, um zu prüfen, ob weiterhin Interesse an einer Aufnahme im Kandidatenpool besteht; sollten wir keine erneute Zustimmung von Ihnen erhalten, werden die Daten ebenfalls gelöscht.

• Sofortige Löschung bei Widerruf/Zurückziehung: Wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen oder der weiteren Datenbearbeitung widersprechen bzw. eine erteilte Einwilligung widerrufen, löschen wir Ihre Bewerbungsdaten vorzeitig, sofern der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden Interessen entgegenstehen.

Nach erfolgter Löschung werden Ihre Daten in unseren aktiven Systemen nicht mehr gespeichert. Bitte beachten Sie, dass Sicherungskopien (Backups) mitunter etwas längere Vorhaltezeiten haben können; wir stellen jedoch sicher, dass auch aus Backups Ihre Daten endgültig entfernt werden, sobald dies technisch möglich ist.

7. Rechte der betroffenen Personen

Als Bewerberin oder Bewerber stehen Ihnen nach schweizerischem Datenschutzrecht verschiedene Rechte zu, welche wir Ihnen nachfolgend zusammenfassend aufführen. Sie haben – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – insbesondere das Recht:

• Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten zu erhalten (Art. 25 DSG). Auf Ihr schriftliches Verlangen hin teilen wir Ihnen gerne mit, ob und gegebenenfalls welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, inkl. Angaben zu Verarbeitungszweck, Kategorien von Empfängern, Aufbewahrungsdauer etc.

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Personendaten zu verlangen. Sollten Sie feststellen, dass bei uns gespeicherte Informationen zu Ihrer Person nicht (mehr) korrekt sind, werden wir diese auf Ihre Mitteilung hin umgehend korrigieren (vgl. Art. 32 Abs. 1 DSG).

• Löschung Ihrer Personendaten zu verlangen. Sie können unter gewissen Voraussetzungen die Löschung (bzw. Vernichtung) der über Sie gespeicherten Daten verlangen, etwa wenn der Zweck der Bearbeitung erfüllt ist oder unrechtmässige Datenbearbeitung vorliegt. Bitte beachten Sie, dass ein Löschungsanspruch nicht absolut ist – es können gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder überwiegende Interessen bestehen, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen. In einem solchen Fall werden wir die betroffenen Daten soweit möglich sperren und löschen, sobald die Gründe gegen eine Löschung wegfallen.

• Widerruf einer Einwilligung: Soweit die Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z.B. längere Aufbewahrung im Kandidatenpool), können Sie jederzeit Ihre einmal erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmässigkeit der bereits vorgenommenen Bearbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs. Nach Widerruf werden wir die betreffenden Daten nicht weiterbearbeiten und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben löschen.

• Weitere Rechte: Gegebenenfalls stehen Ihnen nach Maßgabe des anwendbaren Rechts noch weitere Rechte zu, wie das Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung (Art. 28 DSG; d.h. Herausverlangen der von Ihnen bereitgestellten Personendaten in einem gängigen elektronischen Format) oder das Recht auf Einschränkung einer Bearbeitung bzw. Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung. Letzteres gilt insbesondere, falls wir Ihre Daten ausnahmsweise auf Grundlage überwiegender eigener Interessen bearbeiten und Sie Gründe gegen diese Verarbeitung geltend machen möchten.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit über die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten ansprechen. Bitte beachten Sie, dass wir zur Bearbeitung eines Auskunfts- oder Löschbegehrens einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen dürfen, um sicherzustellen, dass keine unberechtigte Person Zugriff auf Ihre Daten erhält. Wir werden Ihr Begehren dann innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeiten und Ihnen Auskunft geben bzw. die gewünschten Massnahmen (Berichtigung, Löschung etc.) vornehmen, soweit keine gesetzlichen Ausnahmen entgegenstehen.

Zudem haben Sie das Recht, bei datenschutzrechtlichen Anliegen oder Beschwerden an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu gelangen. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Sie können sich an den EDÖB wenden, falls Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das Datenschutzrecht verstösst.

8. Kontaktstelle für Datenschutz-Anliegen

Bei Fragen zu diesem Datenschutzhinweis, zur Bearbeitung Ihrer Personendaten oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden. Nutzen Sie hierfür bitte die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Alternativ können Sie sich direkt an unsere Datenschutzstelle wenden:

Datenschutzbeauftragter / Datenschutz-Kontakt:
NetExecutive GmbH – Datenschutz
Feldeggstrasse 55, CH-8008 Zürich
E-Mail: roger.baur@netexecutive.ch
Telefon: +41 79 600 13 17

Wir sind bestrebt, Ihr Anliegen zeitnah und im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu bearbeiten. Internationale Bewerbende können sich ebenfalls an obige Kontaktstelle wenden; wir kommunizieren bei Bedarf auch auf Englisch, um Ihre datenschutzrechtlichen Fragen zu klären.

Stand dieser Datenschutzhinweise: Mai 2025. Wir behalten uns vor, diesen Datenschutzhinweis bei Bedarf den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen und unseren Verarbeitungsprozessen anzupassen. Die jeweils gültige Fassung wird auf unserer Website publiziert.